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Sistema de Informação Gerencial Contábil uma Ferramenta para Tomada de Decisão – Estudo de Caso Aplicado a Média Empresa

Trabalho enviado por: Valdir Marinho Mafra

Data: 12/08/2004

SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL/GERENCIAL COMO FERRAMENTA PARA A TOMADA DE DECISÃO: ESTUDO DE CASO APLICADO NA MÉDIA EMPRESA INDUSTRIAL

Joinville

2004

Agradecer a Deus, pelo dom da vida, conquista e ciência.

Aos meus Pais, sinto-me tão envaidecido de vós, pelo exemplo e esforço que talvez não saiba exprimir em palavras o especial carinho, o amor sincero e a gratidão que dedicaram.

Minha gratidão e homenagem a minha esposa e meus filhos e a todos aqueles que pela compreensão, abnegação ou pelo simples convívio ao longo destes anos, sempre presente com um sorriso amigo e um gesto de carinho.

Aos mestres, em especial o meu orientador específico Sr. Arnoldo Schmidt Neto e a professora Adelaide Maria Bogo Schmitt, por ser exemplo de dedicação, de doação, de dignidade pessoal e sobretudo de amor. Meu carinho e gratidão aos verdadeiros mestres, que souberam, além de transmitir seus conhecimentos, transmitiram sua experiência.


RESUMO

Este trabalho tem como objetivo demonstrar a grande utilidade dos Sistemas de Informações Contábeis/Gerenciais como ferramentas na tomada de decisão das empresas, utilizando como modelo uma empresa de médio porte como estudo de caso. O tema é de grande importância, uma vez que os sistemas de informações se tornam cada vez mais comuns dentro das empresas, o que auxilia todos os setores a trabalharem de forma integrada, com fornecimento simultâneo de informações, facilitando a gestão dos departamentos e da empresa como um todo. O SIG é visto, na atualidade, como sistema de apoio à gestão empresarial na tomada de decisão. Os assuntos que foram abordados nesse trabalho abrangeram num primeiro momento o SIG de modo generalizado, os relatórios gerados por esses sistemas e quais os seus papéis na decisão gerencial. Num segundo momento, a contabilidade como Sistema de Informação Gerencial, seus objetivos, recursos utilizados, entre outras informações. Por fim, fez-se um estudo de caso mostrando qual o papel do Sistema de Informação Contábil/Gerencial dentro de uma empresa de médio porte, cujo objetivo foi demonstrar na prática como se comporta esse tipo de sistema no dia-a-dia da empresa selecionada. Assim, numa perspectiva diferente e de forma analítica, a contabilidade auxilia os gerentes das entidades em seu processo decisório. Este trabalho se destina a todos que vêem os sistemas de informações como auxiliadores na gestão das empresas e como instrumentos imprescindíveis no fornecimento das informações que alimentarão as atividades empresariais do século XXI.


INTRODUÇÃO

Este trabalho de monografia se concentra em pesquisar o Sistema de Informação Contábil/Gerencial e o seu papel como ferramenta auxiliadora na tomada de decisão das empresas. Tendo em vista que o mundo globalizado exige cada vez mais rapidez nas decisões e o gestor da atualidade precisa ser rodeado por todos os tipos de informações que lhe ajudem a optar sempre pela melhor alternativa na hora de tomar decisões.

Portanto, o presente trabalho tem como finalidade tratar do Sistema de Informação Gerencial, dando especial enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial, uma vez que essa possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas industriais. O trabalho objetiva demonstrar na prática, através de um estudo de caso, como se comporta o Sistema de Informação Contábil/Gerencial dentro de uma empresa industrial de médio porte, quais as características desses sistemas, seus objetivos e os resultados alcançados.

Em pleno século XXI, falar de Sistemas de Informação agregados à Contabilidade Gerencial é sempre de grande importância, uma vez que são os dados contábeis que alimentam as necessidades informativas de uma série de usuários, como os setores da própria empresa, administração, gerência, acionistas, fornecedores, credores e os próprios funcionários. Todos utilizam-se de informações contábeis para a continuação e o bom andamento de suas atividades, sendo que os sistemas de informações agilizam essas informações, tornando-as mais precisas e organizadas.

A opção por pesquisar sobre esse tema veio da necessidade de demonstrar a real importância dos sistemas de informações dentro das empresas industriais, sendo que esses trabalham na busca pela excelência empresarial, pela redução do tempo das tarefas, pela precisão das informações.

A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica em livros especializados no assunto, baseado em textos de autores renomados, com leitura exploratória e seletiva, além de pesquisa em artigos de revistas periódicas e consultas a Internet. Para enriquecer o trabalho dessa monografia, optou-se por fazer um estudo de caso em uma empresa industrial de médio porte, localizada na cidade de Joinville.

O trabalho está disposto em três capítulos, sendo que o primeiro trata sobre o Sistema de Informação Gerencial em todas as suas peculiaridades. De uma forma mais geral, procurou-se esclarecer as informações sobre esses sistemas, sua forma de funcionamento e como tais sistemas transformam simples dados em informações preciosas para seus usuários.

O segundo capítulo foi destinado a tratar sobre a Contabilidade no contexto de Sistema de Informação, uma vez que o sistema contábil, após o processo de informatização, produz informações de grande utilidade aos gestores da empresa. O Sistema de Informação Contábil (SIC) é demonstrado, nesse segundo capítulo, de forma a deixar claro sua relevância no planejamento e no controle das informações sobre a Contabilidade da empresa.

O terceiro e último capítulo foi exclusivamente dedicado ao estudo de caso. Por meio desse estudo, pretende-se demonstrar como se comporta, na prática, o Sistema de Informação Gerencial na referida empresa, fazendo-se uma análise e avaliação desse sistema, não só em áreas de atuação isoladas, mas também na empresa como um todo, assim como os resultados obtidos.

Nas páginas a seguir, procurou-se contribuir para a elucidação desse assunto, expondo seus principais aspectos de forma clara e objetiva, para que o leitor possa compreender melhor a relevância dos Sistemas de Informação Contábil/Gerencial dentro das empresas brasileiras como ferramenta no processo decisório.

1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

O Sistema de Informação Gerencial (SIG), por princípio, desempenha um ativo papel de apoio à tomada de decisão, seja qual nível for. Criou-se o SIG a partir das necessidades gerenciais básicas, a partir do mundo real, do fato operacional, daquilo que acontece, ou que está planejado para acontecer no dia a dia da empresa.

Vive-se em uma sociedade onde a Tecnologia da Informação está presente de forma muito influente, onde praticamente todas as pessoas reconhecem a importância e os benefícios para a sociedade. Mesmo assim, existe ainda hoje uma grande barreira entre as pessoas e as Tecnologias da Informação pois, de maneira intuitiva, percebe-se que ela fará mudanças intensas em nosso modo de vida.

Neste capítulo são apresentados os principais aspectos conceituais de sistemas, informações, Sistema de Informação Gerencial e Sistema de Apoio à Decisão Gerencial.

A partir da apresentação desses conceitos é possível identificar e avaliar aplicação do Sistema de Informação Gerencial na organização como um todo. Isto porque toda empresa tem informação que proporciona a sustentação para as suas decisões, mas nem todas têm um sistema estruturado de informação gerencial que possibilita otimizar o seu processo decisório.

1.1 Sistemas

"Sistema é um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função" (OLIVEIRA, 1993, p. 23).

Para Padoveze (2000, p. 42) "Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou parte que integram, formando um todo unitário e complexo".

Segundo Cruz (2000, p. 53) "Sistema é a disposição das partes de um todo, que de forma coordenada formam estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades".

Todos têm em comum uma idéia de conjunto de partes interdependentes, interação de processo para um determinado objetivo. Em um sistema, colaboram vários componentes e estes precisam ter os objetivos claramente definidos para que todos os seus participantes entendam e possam interagir e planejar.

"Os componentes básicos que compõem um sistema são: objetivos do sistema, ambiente do sistema, saída do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema" (PADOVEZE, 1998, p. 25).

Os componentes de um sistema são, segundo Churchman (1972, p. 51):

a) os objetivos totais do sistema e, mais especificamente, as medidas de rendimento do sistema interno;

b) o ambiente do sistema: as coações fixas;

c) os recursos do sistema;

d) os componentes do sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento.

Oliveira (1999, p. 24), assim define os componentes de um sistema:

a) objetivo do sistema;

b) entrada do sistema;

c) processo de transformação;

d) saída do sistema;

e) controle e avaliação do sistema;

f) realimentação ou feedback do sistema.

Apesar de algumas diferenças, as considerações desses autores são similares. A figura 1 apresenta os componentes de um sistema. As entradas têm a função de fornecer ao sistema as informações para serem processadas. O processo de transformação tem a função de processar estas entradas transformando-as em resultado (saída). A saída corresponde ao resultado do processo de transformação das entradas, analisando se elas estão de acordo ou coerentes com os objetivos estabelecidos, efetuando os controles e as avaliações de maneira adequada, ajustando ou modificando nas atividades de entrada ou processamento.

Figura 1: Componentes de um Sistema.

Fonte: Oliveira (1993, p. 24).

O sistema também pode ser considerado o núcleo central ou o foco de estudo dentro de um processo. Existem também os limites do sistema, dentro do qual se analisa como o ambiente influencia ou é influenciado pelo sistema.

1.1.1 Ambiente de um Sistema

Uma maneira de se entender o conceito de sistema é tentando entender o sistema em que se vive. Estamos rodeados de sistemas. O mais famoso e comentando é o sistema econômico, mas existem os sistemas de defesa, sistema solar, entre outros.

Cada área está separada de forma específica, os problemas e soluções são encontrados para cada um dos sistemas isoladamente deixando claro que estes vários sistemas não estão totalmente separados, todos eles convergem para um mesmo sistema, o que vivemos, nossa sociedade, nosso universo.

1.1.2 Sistemas Empresariais

A empresa por si já é um sistema, em conseqüência, um sistema de informação, o maior de todos, tendo em vista a sua complexidade de atividades e a grandiosidade de manipulação de informações diversas.

"O ambiente é representado por tudo aquilo que se situa fora dos limites do Sistema. É o conjunto de todos os demais Sistemas que fornecem e recebem dados do sistema em referência, e sobre os quais dificilmente podemos exercer alguma ação modificadora" (RICCIO, 1989, p. 25). "A empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Essa interação com a sociedade provoca influência nas pessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade" (PADOVEZE, 1998, p. 30).

Pode-se dizer que a empresa tem uma missão com a sociedade, que consiste em otimizar a satisfação das necessidades humanas. A figura 2 mostra a empresa como um sistema aberto, ressaltando-se as diversidades e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa.

Figura 2: Empresa Como um Sistema Aberto.

Fonte: Padoveze (1998, p. 31).

O sistema empresa é um dos mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocado de várias maneiras. No enfoque de Catelli e Guerreiro apud Padoveze (1998, p. 34) o sistema empresa se divide em seis subsistemas, como segue:

a) subsistema Institucional;

b) subsistema de Gestão;

c) subsistema Formal;

d) subsistema Social;

e) subsistema de Informação;

f) subsistema Físico-operacional.

a) Subsistema Institucional - O subsistema institucional é a matriz dos demais subsistemas da empresa, compreende a definição da missão, visão, crença e valores. Da Missão, crença e valores a empresa define seu modelo de gestão.

b) Subsistema de Gestão - É no subsistema de gestão que as decisões são tomadas. Compreendendo um conjunto

de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações, quais sejam: de análise do ambiente externo e interno, elaboração do planejamento estratégico e das diretrizes e políticas estratégicas, controle etc.

c) Subsistema Formal - Corresponde a estrutura administrativa da empresa, de autoridade e responsabilidade. É no subsistema organizacional onde as tarefas e atividades são agrupadas em setores, departamentos ou divisões. É importante ressaltar que o subsistema formal recebe impacto substancial do subsistema de gestão, principalmente no tocante à definição das questões de responsabilidade e autoridade que, por sua vez, irão impactar no Subsistema Social.

d) Subsistema Social - Compreende os indivíduos que fazem parte do sistema empresa, bem como toda a cultura, características e demais aspectos relacionados às pessoas (necessidade dos indivíduos, criatividade, objetivos individuais, motivação, liderança, treinamento etc.).

e) Subsistema de Informação - Compreende todo o conjunto de necessidades informacionais para os gestores, sendo esta a sua principal matéria prima.

f) Subsistema Físico-operacional - Compreende as instalações físicas e equipamentos do sistema empresa. A estruturação deste subsistema está fundamentalmente ligada aos produtos e serviços produzidos pela empresa, possibilitando a maior quantidade de ações para obter a redução dos custos e maximização do lucro.

1.2 Gestão de Dados e Informações

A gestão de dados e informações com seus respectivos recursos é parte integrante da Tecnologia da Informação. Estes também são subsistemas especiais do Sistema de Informação global da empresa.

"Os dados, quando a eles são atribuídos valores, transformam-se em informações. A gestão de dados e informações compreende atividades de guarda e recuperação de dados, níveis e controle de acesso das informações" (NORTON, 1996, p. 58).

1.2.1 Dado

"Dado é qualquer elemento identificado de sua forma bruta que, por si só, não conduz uma compreensão de determinado fato ou situação" (OLIVEIRA, 1999, p. 36). Segundo Stair (1998, p. 4) "Dados são fatos em sua forma primária, como por exemplo, nome de um empregado, número de horas trabalhadas em uma semana".

1.2.2 Informação

"Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões" (OLIVEIRA, 1993, p. 34). "É o resultado do tratamento dos dados existentes acerca de alguém ou de alguma coisa" (CRUZ, 2000, p. 53). Stair (1998, p. 4) assim definem: "informação é um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si".

Pode-se dizer que, informação é o dado trabalhado que permite ao gestor tomar decisões. A...

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