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Apuração de Custos Numa Biblioteca Central de Uma Universidade

Trabalho enviado por: Reginaldo Silva

Data: 21/10/2005

APURAÇÃO DOS CUSTOS NA BIBLIOTECA CENTRAL DE UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR

Brasília

2005


AGRADECIMENTOS

Primeiro agradeço a Deus, minha maior inspiração de vida, meu refúgio, de onde obtenho forças para viver.

À minha família, meus pais, meu irmão e minhas irmãs, que me acompanham desde os meus primeiros passos.

À querida Adriana que muito tem ajudado, estando ao meu lado em todo momento e a sua família que, de uma forma indireta, tem me apoiado.

Ao Reinaldo, grande amigo, irmão e orientador nas horas que mais preciso.

Ao prof. Dr. César Augusto, meu orientador, que proporcionou a realização desse trabalho. Não poderia esquecer de agradecer à Maria José, que foi mediadora essencial na obtenção de informações junto à Biblioteca, à Prefeitura do Campus e à SPL/Reitoria.

Aos funcionários da BCE, em especial a prof. Diretora Clarimar e ao Sr. Eudásio que ajudaram bastante na obtenção dos dados na BCE.

Aos colegas de curso André, Fábio, Júlio e Roberta, que desde o início estiveram comigo e marcaram nessa jornada do curso de Ciências Contábeis na UnB.

Aos colegas da CEF, Luiz Eduardo, Luiz Fernando, Natan e Hélio companheiros de cada dia no trabalho.


RESUMO

No momento em que se buscam modelos de gestão nas universidades públicas e a necessidade de mensurar o custo do ensino nas instituições públicas de ensino superior, fazem-se necessários estudos que busquem contribuir para o uso eficiente dos recursos de que dispõem as universidades em suas diversas unidades. Nesse sentido, buscou-se levantar os custos de uma das diversas unidades que integram uma universidade para aplicação de métodos de apropriação para distribuição dos custos aos serviços que a unidade oferece. Dessa forma, o presente trabalho objetivou apurar o custo dos serviços oferecidos por uma biblioteca universitária, no intuito de distribuir seus custos às áreas dos cursos oferecidos pela universidade. O levantamento do perfil dos usuários de uma biblioteca foi necessário para identificar por quem estão sendo utilizados os serviços disponibilizados pela biblioteca. Assim, a utilização efetiva dos usuários foi o parâmetro de distribuição dos custos por serviço utilizado. O objeto de estudo considerado foi a Biblioteca Central da Universidade de Brasília, onde foram identificadas as diversas divisões de funcionamento da biblioteca, para distribuição de seus custos aos serviços por ela oferecidos. O custo com pessoal representou a maior parte dos custos considerados e, em muitos casos, as horas do pessoal diretamente envolvido na disponibilidade dos serviços foram a base de critério para distribuição de custos aos serviços e, depois, aos usuários. Por fim, após levantamento dos usuários e a distribuição dos custos, tivemos a área das ciências humanas como o maior cliente da biblioteca e, conseqüentemente, para onde foi direcionada a maior parte dos custos.


LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ACS Assessoria de Comunicação Social

AEF Assessoria de Estudos do Futuro

AGE Divisão de Acervo Geral

ASS Assessoria

AUD Auditoria

AUS Serviço de Auxílio ao Usuário

CERI Coordenação de Cerimonial

CMP Divisão de Compras

CPD Centro de Informática

DCE Divisão de Coleções Especiais

DIR Diretoria

DSG Divisão de Serviços Gerais

EMP Secretaria de Empreendimentos

EDU Editora Universidade de Brasília

FAL Fazenda Água Limpa

HUB Hospital Universitário de Brasília

GRE Gabinete do Reitor

INT Assessoria de Assuntos Internacionais

I NT Divisão de Intercâmbio

LAD Laboratório de Acesso Digital

MTM Coleção de Multimeios

NIT Núcleo de Informática e Tecnologia

NTI Núcleo de Tecnologia da Informação

NOT Divisão de Atendimento Noturno

OAE Coleção de Organismos Internacionais e Assuntos Especiais

OBR Coleção de Obras Raras

PER Divisão de Periódicos

PJU Procuradoria Jurídica

PRC Prefeitura de campus

PRO Divisão de Catalogação e Classificação

RAD Rádio e Televisão Universitárias

REF Divisão de Referência

REG Setor de Registro

RES Setor de Restauração

SDC Serviço de Desenv. de Coleções

SEC Serviço de Administração

SEL Divisão de Seleção

SPL Secretaria de Planejamento

SRH Secretaria de Recursos Humanos


1. INTRODUÇÃO

Existe uma necessidade da aplicação de metodologias para contribuir para o uso eficiente da administração pública (AFONSO, 1999). Em especial é importante destacar as universidades, que nesse momento buscam modelos de gestão que conciliem o financiamento público às IFES, a autonomia, a busca pela mensuração do custo do ensino, pesquisa e atividades inerentes ao próprio funcionamento das instituições públicas de ensino. Nesse caso, os estudos devem buscar formas de controlar e gerir os recursos direcionados às diversas unidades que integram uma IFES.

A preocupação sobre a maneira de adequar as formas de mensuração dos custos nas unidades gestoras dos recursos públicos tem direcionado estudos para mensuração dos custos na Administração Pública. Segundo Afonso (1999, p. 513),

a preocupação com a correta aplicação dos recursos públicos tem levado administradores à busca de formas de se tentar medir custos mais adequadamente, visando o conhecimento de como foi feito determinado projeto e qual o seu custo-benefício à população.

Conforme Libonati e Ribeiro Filho (1999), os desafios colocados aos gestores de entidades públicas em geral e, em especial, os que trabalham em Universidades Públicas são consideráveis. Além disso, esses autores dizem que posturas relacionadas com a transparência nos gastos públicos, não só no que se refere à questão ética, como também, no que se refere aos padrões de eficiência tornam-se uma reivindicação cada vez mais intensa por parte da sociedade.

Dentro do universo de uma instituição de ensino deve-se ressaltar a importância da biblioteca universitária para as atividades dessa instituição de ensino. Nesse sentido Ferreira (1976 p. 7 apud Paz, 2000) afirma:

"Se a biblioteca é importante para o ensino em geral, no ensino superior seu papel é proeminente em virtude do valor da própria universidade, pois nenhuma outra instituição ultrapassa em magnitude a contribuição universitária, a qual torna possível o formidável avanço tecnológico e científico que se registra atualmente em todos os campos do conhecimento. Na verdade, em todo o processo educacional é decisiva a influência da biblioteca, que se pode constituir num dos principais instrumentos de que a universidade dispõe para atingir suas finalidades".

O tema desta monografia é um levantamento do perfil de usuários em uma biblioteca de uma Instituição Federal de Ensino Superior (IFES) e a apuração do custo dos serviços oferecidos por uma biblioteca universitária, para alocação de seus custos às áreas de cursos oferecidos pela IFES.

Morgan (2004), através de um estudo de caso na Universidade de Brasília (UnB), determinou o custo por aluno do ensino superior em uma IFES. Nesse estudo, foram apurados os custos das unidades acadêmicas e, depois, o custo do ensino por aluno na UnB. Nesse trabalho, será feito um estudo em uma das "Unidades de apoio às Unidades Acadêmicas" ora definidas por Morgan (2004) como sendo "aquelas necessárias ao funcionamento dos cursos de graduação e pós-graduação".

Especificamente, procurou-se estudar a Biblioteca Central da Universidade de Brasília (BCE-UnB), unidade complementar da Universidade de Brasília.

Assim, através deste estudo, procurou-se apurar os custos da BCE por serviços que a BCE disponibiliza a seus usuários e distribuí-los às áreas dos cursos oferecidos pela UnB, segundo um critério de uso efetivo do serviço da biblioteca pelos alunos da universidade.

Para alocar os custos da BCE, segundo critério proposto, necessitou-se da aplicação de um questionário para levantar o perfil do usuário e, em um segundo momento, relacionar à área dos cursos.

Diante desses aspectos é importante salientar o objetivo desse estudo: desenvolver uma rotina para apuração do custo por área de curso na biblioteca central de uma instituição de ensino superior. Para cumprir esse objetivo geral é relevante destacar os seguintes objetivos específicos:

  • levantar, através de amostragem, o perfil de usuários na biblioteca central;
  • fazer levantamento dos custos por unidades internas da biblioteca;
  • distribuir os custos aos serviços que a biblioteca oferece; e
  • verificar a aplicação da contabilidade de custos para alocação dos custos de uma biblioteca universitária às áreas dos cursos oferecidos pela IFES.

Esse estudo é composto por quatro partes, além dessa introdução. A segunda parte procura identificar a metodologia de execução desse estudo, a terceira parte inclui a fundamentação teórica, onde num primeiro momento, foi dado um breve histórico da Contabilidade como ferramenta gerencial; o conceito de direcionadores de custos, apropriação de custos e, também, de biblioteca e tipos de usuários. Na quarta parte, foi levantada a estrutura das unidades da BCE e demonstrados os critérios de rastreamento e apropriação dos custos dessas unidades; levantou-se também o perfil dos usuários entrevistados e o total dos custos alocados às áreas relacionadas, bem como a identificação das áreas que tiveram a maior e a menor distribuição alocada. Finalmente, a quinta parte conclui fazendo uma apuração sintética dos dados trabalhados nessa pesquisa, aponta as dificuldades encontradas e faz recomendações para a continuidade da pesquisa na biblioteca.


2. METODOLOGIA

Tendo em vista não serem muitos os estudos sobre alocação dos custos de bibliotecas universitárias aos usuários da universidade, pretende-se através deste estudo, explorar esse assunto, de modo a levantar o perfil de usuário da biblioteca e, através de um estudo de caso, alocar os custos da biblioteca às áreas de curso dos usuários, que responderam ao questionário.

Para Beuren e Raupp et al (2004, p.92), o emprego de instrumentos estatísticos, tanto na coleta quanto no tratamento dos dados caracteriza a pesquisa quantitativa de dados. Conforme Richardson (1999, p. 70 apud BEUREN e RAUPP et al, 2004), a abordagem quantitativa

"caracteriza-se pelo emprego de quantificação tanto nas modalidades de coleta de informações, quanto no tratamento delas por meio de técnicas estatísticas, desde as mais simples como percentual, média, desvio-padrão, às mais complexas, como coeficiente de correlação, análise de regressão etc.".

Considerando que a Biblioteca Central (BCE), unidade de custo e de apoio às atividades acadêmicas necessárias aos cursos de graduação e pós-graduação da UnB, que disponibiliza seus serviços aos usuários dos diversos institutos e faculdades da universidade, bem como a finalidade de proporcionar aos gestores públicos informações relevantes sobre os custos envolvidos na prestação dos principais serviços ofertados pela biblioteca aos alunos dos diversos cursos, levantou-se o perfil dos usuários da BCE e desenvolveu-se uma metodologia para distribuição dos custos dessa unidade de custos da UnB às áreas de seus cursos, conforme o uso efetivo do serviço.

A necessidade de alocar os custos da biblioteca às áreas dos cursos oferecidos pela UnB, conforme utilização efetiva dos serviços oferecidos, pressupõe um levantamento de usuários na biblioteca. Para tanto foi elaborado e aplicado um questionário (Anexo I) à comunidade de usuários da BCE.

A fim de evitar problemas relativos à interpretação das questões, o instrumento foi aplicado em forma de entrevista. Para facilitar sua aplicação, o estudo foi efetuado segundo uma classificação por categorias de usuários, a fim de determinar o segmento da população de usuários da BCE. Dessa forma, foram estudadas categorias específicas, tais como: aluno, professor, servidor e externo à instituição. Para alunos e professores, foi perguntado sobre nível de escolaridade, curso e, ainda, juntamente com usuário externo e servidores, perguntou-se sobre serviços utilizados, tempo médio de permanência na biblioteca e dias que geralmente usa a biblioteca.

O questionário compõe-se de seis questões objetivas, cuja finalidade foi prover informações que possibilitassem identificar os usuários e caracterizar o uso da biblioteca. O quadro a seguir procura fornecer uma visão das questões, analisando-as objetivamente.

Fonte: Elaboração própria com base em Schreiner (1983)

Quadro 1: Análise do questionário

Conforme Garrison e Norreen (2001), três métodos são utilizados na alocação dos custos dos departamentos de serviços aos demais departamentos. São eles:

  • Método direto – alocação de todos os custos de um departamento de serviço diretamente aos departamentos operacionais, sem reconhecimento dos serviços prestados aos demais departamentos de serviço;
  • Método passo a passo – alocação seqüencial dos custos de um departamento de serviço a outros departamentos congêneres, bem como aos departamentos operacionais; e
  • Método recíproco – método de alocação dos custos do departamento de serviço que reconhece inteiramente os serviços interdepartamentais.

Horngren, Foster e Datar (2000, p. 332 apud Morgan, 2004) dizem ainda que, após definido o objetivo da alocação de custos, deve-se selecionar um critério de alocação adequado a ser aplicado. Assim, para esses autores, são critérios a serem considerados numa decisão de alocação de custos:

  • causa e efeito – por este critério identifica-se a variável e as variáveis que causam o consumo dos recursos;
  • vantagens obtidas – "Os custos do objeto de custo são distribuídos entre os beneficiários na proporção das vantagens recebidas por cada um deles";
  • imparcialidade ou equidade – é utilizado quando existem dois lados a serem beneficiados com a alocação, busca-se ser justo para ambos;
  • capacidade de absorção – por este critério o objeto de custo que tem maior possibilidade de suportar os custos, receberá uma parcela maior dos custos alocáveis.

Tendo em vista a alocação dos custos da BCE às áreas dos cursos oferecidos pela UnB, segundo critério de serviço efetivo utilizados pelos usuários da BCE, será considerada a causa e efeito relacionados aos recursos depreendidos para realização das atividades necessárias para execução dos serviços e a alocação pelo método direto aos departamentos executores das atividades inerentes aos serviços da BCE.


3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

3.1 A Contabilidade de Custos

O nascimento da Contabilidade de custos está associado com o advento do capitalismo industrial e apresentou um desafio para o desenvolvimento da contabilidade como uma ferramenta de gerenciamento industrial (PADOVEZE, 2003).

Segundo Martins (2001), a Contabilidade de Custos, como ferramenta gerencial, tem funções relevantes no auxílio ao controle e na ajuda às tomadas de decisões.

Referindo-se ao controle, Martins (2001) diz que a maior missão é fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão e, num segundo momento, confrontar o realizado ao que fora anteriormente definido; no que se refere à decisão, busca-se demonstrar informações relevantes que dizem respeito às conseqüências de curto e longo prazo nas atividades de uma instituição.

Segundo Martins (2001), o uso gerencial da Contabilidade de Custos se deu pelo crescimento das empresas e o conseqüente aumento da distância entre administrador e ativos e pessoas administradas. Antes disso, para esse autor, a preocupação inicial pelo seu uso era apenas como uma forma de resolver problemas de mensuração monetária dos estoques e do resultado, de forma que seus princípios geralmente aceitos foram criados e mantidos com a finalidade básica de avaliação de estoques e não para fornecimento de dados à administração.

Garrison e Noreen (2001) afirmam que a contabilidade gerencial destina-se ao fornecimento de informações aos gerentes, ou melhor, às pessoas que estão dentro da organização, que dirigem e controlam as operações desta e provê as informações essenciais com que as empresas são efetivamente geridas. Johnson e Kaplan (1987 apud Garrison e Noreen, 2001, p. 5) dizem que:

"muitas empresas precisavam levantar recursos junto aos credores, cujo número se expandia a passos largos. Para ingressar nesses vastos reservatórios de capital externo, os gerentes das empresas tinham que fornecer demonstrativos financeiros auditados. Como os credores de capital dependiam das demonstrações financeiras auditadas, os auditores independentes tiveram vivo interesse em fixar procedimentos bem-definidos para os demonstrativos financeiros das empresas. Os procedimentos de apuração do custo do estoque adotados pelos contadores após a virada do século tiveram um profundo efeito sobre a contabilidade gerencial."

Por conseqüência, Garrison e Noreen (2001) dizem, ainda, que durante muitas décadas os contadores concentravam cada vez mais esforços para garantir que as exigências da contabilidade financeira fossem atendidas e os seus relatórios fossem apresentados em tempo. Com isso a prática da contabilidade gerencial teria sido estagnada e só na primeira parte do século passado, à medida que a produção em linha se expandia e a complexidade das operações aumentava, é que as empresas aperceberam-se da necessidade de relatórios voltados para a administração, distintos dos relatórios financeiros. Entretanto, esses autores ainda falam que até meados da década de 1980 as práticas da contabilidade gerencial na maioria das empresas não se distinguiam daquelas praticadas ainda do início do século XX e que só nos últimos anos, dada pelas novas forças econômicas, um enorme estímulo e mudança no cenário dos negócios, é que foram produzindo importantes inovações na contabilidade gerencial.

No setor público, comparando-se ao setor privado, os estudos sobre modelos de sistemas que objetivem a aferição dos custos ainda são incipientes. Segundo Costa e Miranda Filho (2002), o administrador público está habituado a trabalhar com os conceitos de dotação e de verba orçamentária, mas não haveria ainda uma cultura instalada para aferição de custos no serviço público e ainda acrescentam que mesmo mundialmente, as experiências seriam citadas vagamente e a literatura também seria escassa.

Para Afonso (1999), na administração pública, há muitos diferentes tipos de custos e, conforme as necessidades da administração, eles poderiam ser classificados de várias maneiras. Para ele, a complexidade na área de custos surgiria ou por causa da própria natureza dos custos, ou por causa das maneiras pelas quais os custos são utilizados no setor público.

3.2 Alocação de Custos

Nas últimas décadas, com o surgimento da globalização, as empresas têm-se empenhado na busca da excelência na administração dos recursos. Com essa globalização, um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas multinacionais na área de custos e análise é o da apropriação dos custos indiretos de fabricação por produto, devido ao crescente aumento desses custos. Os custos indiretos cresceram significativamente com as novas tecnologias de produção e com a substituição da mão-de-obra pela automação industrial.

O ambiente internacional em seus diversos aspectos vem se tornando mais competitivo e exigente. Com isso, as empresas têm demandado meios de tornar seus produtos cada vez mais competitivos, de forma a adotar um sistema de fabricação que possa otimizar o processo de produção, através da utilização de ferramentas da qualidade como o just-in-time, TQM e a reengenharia, buscando-se ainda meios que reflitam os custos de seus produtos, para o planejamento e o controle da produção. A exigência de sistemas de produção que atendessem a essa demanda pressupõe a busca de informações que auxiliem na mensuração dos custos de produção.

A alocação dos custos torna-se, então, uma ferramenta necessária dentro das empresas. Assim, conforme Kam (1990 apud Morgan, 2004), informações disponibilizadas por meio da alocação de custos sobre custo de mão-de-obra por produto e outros custos de produção vieram ao encontro da necessidade apresentada pelas organizações que estavam diante de um novo sistema de produção.

Para Zimmerman (1997), uma das razões principais para alocação de custos às divisões é o desejo de conhecer o custo de um objeto de custo para o propósito de tomada de decisão e controle. Pare esse autor, o objeto de custo é um produto, processo, departamento, ou programa que administradores desejam custear. Em outra definição de objeto de custo temos como o elemento do qual se deseja ter o custo específico apurado (PADOVEZE, 2003). Um objeto de custos pode ser um produto, um serviço ou mesmo um centro interno a uma companhia.

Em Horngren, Datar e Foster (2000, p.331 apud Morgan, 2004) encontram-se quatro objetivos para a alocação de custos indiretos: "1. Fornecer informação para decisões econômicas; 2. Motivar administradores e empregados; 3. Justificar custos ou calcular reembolsos; 4. Mensurar o lucro e os ativos para os relatórios destinados ao público externo".

3.2.1 Rastreamento e Apropriação de Custos

Conforme Horngren, Datar e Foster (2004), um sistema de custeio típico justifica custos em dois estágios básicos: acúmulo de custos e, em seguida, apropriação dos custos. Para eles, o acúmulo de custos é a coleta de dados de custos e a apropriação de custos engloba o rastreamento de custos que se relacionam diretamente com um objeto de custo e a apropriação de custos que se relacionam indiretamente com o objeto de custo.

No rastreamento de custo e apropriação de custos, Horngren, Datar e Foster (2004) fazem, ainda, as seguintes considerações:

  • custos diretos de um objeto de custo são aqueles que podemos identificar como pertencendo ao objeto de custo em particular, podendo ser rastreado a ele de maneira economicamente viável. Nesse sentido, esses autores acrescentam que o termo rastreamento de custo é usado para descrever a apropriação de custos diretos para um objeto de custo específico;
  • custos indiretos de um objeto de custo são aqueles que podemos identificar como pertencendo ao objeto de custo em particular, mas não podemos rastreá-los a ele de maneira economicamente viável. Nesse caso se faria uma apropriação desses custos indiretos ao objeto de custo. Esses autores acrescentam ainda que o termo apropriação de custos é usado para descrever a distribuição de custos indiretos para um objeto de custo específico.

3.2.2 Direcionadores de Custos

Um direcionador de custo é uma variável, como o nível de atividade ou volume, que causalmente afeta os custos sobre dado período de tempo. Ou seja, existe um relacionamento de causa e efeito entre uma mudança no nível de atividade ou volume e no nível de custos totais (Horngren, Datar e Foster, 2004).

Padoveze (2003) definiu direcionador de custo de uma atividade como o principal trabalho ou tarefa que é executado pela atividade como forma de desempenhar sua principal função, que possa claramente ser identificada e quantitativamente mensurada e monitorada.

Segundo Ching (1995) o ABC descreve a forma como uma empresa emprega tempo e recursos para atingir determinados objetivos. Esse autor descreve esse método como sendo uma forma de rastrear os custos de um negócio ou departamento para as atividades realizadas e de verificar como estas atividades estão relacionadas para a geração de receitas e consumo dos recursos.

Conforme Horngren, Datar e Foster (2004), o sistema ABC calcula os custos das atividades e atribui custos para os objetos de custo, como os produtos ou serviços com base nas atividades necessárias para produzir cada produto ou serviço. Para eles, o ABC considera as atividades individuais como...

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