Prática de Escritório

Para um bom resultado no método númerico, é aconselhável o uso de dois índices. No primeiro serão relacionados alfabeticamente todos os nomes ou assuntos a serem arquivados nas pastas, seguidos dos respectivos números de entrada no arquivo. No segundo índice, em ordem numérica crescente, todos os números correspondentes aos nomes ou assunto.

Assim, quando necessitarmos saber onde está a pasta correspondente a um nome "X", recorreremos ao primeiro índice. Quando necessitarmos saber a quem pertence a correspondência de n.º "X", recorreremos as segundo índice.

Vantagens do arquivamento pelo método númerico:

• Menor possibilidade de arquivamentos errôneos (é mais fácil lidar com números do que com letras);
• Possui índice que permite uma centralização de todos os correspondentes (se desejarmos elaborar uma mala direta, por exemplo, não será necessário recorrer a cada pasta do arquivo; basta copiar os nomes do índice);
• Expansão ilimitada (os números são infinitos).

• Requer dupla consulta (índice x arquivo), o que consome tempo do arquivista;
• Quando o índice form em fichários, requeretá instalações e custeio mais caros, em virtude de acessórios e equipamentos.

O método do sistema alfanumérico surgiu da combinação do método alfabético com o método numérico, unindo-se assim a simplicidade de um à rapidez e exatidão do outro.