Bases para Implantar a Tecnologia do GED

A duração do ciclo de vida de um documento, bem como cada estágio, depende muito do tipo de documento, dos processos de negócios, dos padrões da indústria, e até mesmo do caráter legal. Portanto, o correto entendimento do ciclo de vida e dos padrões de documentação em uma empresa são fatores críticos para se determinar os requisitos de um sistema de GED.

Quando se analisa sistema GED, alguns aspectos técnicos importantes devem ser cuidadosamente avaliados:

Gerenciamento: O sistema GED deve ser capaz de gerenciar quaisquer formatos eletrônicos, incluindo diferentes formatos de imagens, textos, documentos compostos, arquivos eletrônicos, áudio digital, vídeos etc.

Armazenamento: Um sistema GED deve suportar, idealmente, tanto o arquivamento off-line, quanto o on-line, em diferentes mídias de armazenamento, desde mídias digitais como discos ópticos, CD-ROM, discos magnéticos, fitas, até mídias tradicionais como microfilme e papel. O sistema deve gerenciar de forma segura o uso da mídia para o armazenamento do documento, migrar documentos entre mídias quando definido pelo ciclo de vida, e fazer uso de cache para acelerar a recuperação dos documentos mais utilizados;