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Administração de reuniões
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7.4. Planejamento
Todas as reuniões podem ser eficientes, desde que planejadas e conduzidas de maneira correta.
Existem várias técnicas que podem ajudar uma reunião a atingir seus resultados. Uma das formas de sistematizar uma reunião, assegurando-lhe a produtividade desejada, consiste no estabelecimento e uso do TOP, onde:
1. T= TEMA
2. O= OBJETIVO
3. P=PROCEDIMENTO
a. Tema
O tema é o que deve ser tratado. É o assunto que será examinado, discutido e comunicado.
È importante que seja do conhecimento dos envolvidos já antes da reunião.
b. Objetivo
Para ser produtiva a reunião tem de ser bem planejada e conduzida de forma adequada.
É o que deve ser alcançado. Para que se possa mensurá-lo, é necessário especificar seus três aspectos básicos:
a) TEMPO: é a disponibilidade que o grupo tem para concluir a reunião, isto é, a duração necessária para se atingir o objetivo;
b) QUANTIDADE: é o número de assuntos, idéias, decisões, informações, que devem ser abordados ou discutidos;
c) QUALIDADE: é o grau de perfeição, de exigência, a ser alcançado com relação ao objetivo.
Como se pode notar, objetivo nesse sentido é uma tarefa (o que deve ser feito), com as especificações de tempo, quantidade e qualidade, a fim de que possa ser medida ou avaliada.
c. Procedimento
O procedimento consiste na estruturação da reunião propriamente dita.
Nele são estabelecidas “as regras do jogo”.
No procedimento deve-se esclarecer como se vai alcançar o objetivo, com relação a três aspectos básicos:
a) Organização do grupo - distribuição de papéis: coordenador, relator, cronometrista, redator, etc.
b) Técnica a ser usada – passos a serem seguidos durante a…
Todas as reuniões podem ser eficientes, desde que planejadas e conduzidas de maneira correta.
Existem várias técnicas que podem ajudar uma reunião a atingir seus resultados. Uma das formas de sistematizar uma reunião, assegurando-lhe a produtividade desejada, consiste no estabelecimento e uso do TOP, onde:
1. T= TEMA
2. O= OBJETIVO
3. P=PROCEDIMENTO
a. Tema
O tema é o que deve ser tratado. É o assunto que será examinado, discutido e comunicado.
È importante que seja do conhecimento dos envolvidos já antes da reunião.
b. Objetivo
Para ser produtiva a reunião tem de ser bem planejada e conduzida de forma adequada.
É o que deve ser alcançado. Para que se possa mensurá-lo, é necessário especificar seus três aspectos básicos:
a) TEMPO: é a disponibilidade que o grupo tem para concluir a reunião, isto é, a duração necessária para se atingir o objetivo;
b) QUANTIDADE: é o número de assuntos, idéias, decisões, informações, que devem ser abordados ou discutidos;
c) QUALIDADE: é o grau de perfeição, de exigência, a ser alcançado com relação ao objetivo.
Como se pode notar, objetivo nesse sentido é uma tarefa (o que deve ser feito), com as especificações de tempo, quantidade e qualidade, a fim de que possa ser medida ou avaliada.
c. Procedimento
O procedimento consiste na estruturação da reunião propriamente dita.
Nele são estabelecidas “as regras do jogo”.
No procedimento deve-se esclarecer como se vai alcançar o objetivo, com relação a três aspectos básicos:
a) Organização do grupo - distribuição de papéis: coordenador, relator, cronometrista, redator, etc.
b) Técnica a ser usada – passos a serem seguidos durante a…
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