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Título: Tubos e conexões

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Auditoria de Estoque

Trabalho enviado por: (Anonimo)

Data: 22/04/2003

AUDITORIA DE ESTOQUE

SÃO JOSE DOS CAMPOS

2003


Consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representadas por existência física de mercadorias, e por qual medida as empresas tomou como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu controle.

Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos de estoques e finalmente ajustar esses registros e o razão geral dos estoques, se houver divergências. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário, não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que julgar necessário. A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também progresso de suas atividades.

Importância:

A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto de vital importância. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas, empresários e até mesmos contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto que as alterações nos estoques podem ocasionar desde a empresa, até mesmo a economia nacional.

Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente interesse podem ser descritos como:

  • As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os investimentos em estoque.
  • O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques.

Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá ser mais bem informado e melhor preparado para o seu serviço de forma satisfatória.

Os estoques constituem um ativo da firma e, como tais, comparecem em valor monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em conseqüência, os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas, segundo as quais esses fundos são usados.

Um dos índices financeiros que tem sido usado tradicionalmente para avaliar o desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu esforço de vendas com o mínimo de investimento em estoques.

A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu controle, que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios. Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista ou varejista, etc.

O auditor necessita conhecer, portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes da aprovação estabelecida na ordem de compra.

A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois se trata de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas.

O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente, confrontado com os registros. E conforme já comentado, o elemento subsidiário e também importante, é a verificação dos procedimentos de compras.

O auditor deve, portanto, estar atento quanto aos valores constantes das demonstrações contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de contabilidade.

A Auditoria pode ser:

  • A Auditoria Externa ou auditoria independente surgiu como parte da evolução do sistema capitalista. Para que terceiros invistam em uma determinada empresa é preciso que esta empresa demonstre o seu resultados, essa necessidade de informação era para que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento, e para verificar esses números era preciso que fossem confirmados por uma pessoa/empresa idônea e sem ligação com a empresa em questão, surgindo assim o auditor externo.
  • A Auditoria Interna é a tarefa designada a avaliar de forma independente, dentro de uma organização, as operações contábeis, financeiras e de outros tipos , no sentido de prestar um serviço à administração. É um controle administrativo, cuja função é medir e avaliar a eficácia de outros controles.

A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da organização, cujo trabalho revisa.

O Auditor Interno deve ter liberdade, para revisar e avalizar as normas, os planos, procedimentos e registros.

Procedimentos de auditoria:

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade.

Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:

Exame físico.

  • Contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e materiais em consignação ou com terceiros.
  • Confirmação.
  • Confirmação de estoques com terceiros;
  • Confirmação de estoques de terceiros;
  • Confirmação de estoques em consignação.

Documentos originais.

  • Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos;
  • Exame de contratos de compra e venda;
  • Exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra;
  • Exame de atas e assembléias.

Cálculos.

  • Soma de contagem de estoques;
  • Cálculos das quantidades pelo preço unitário;
  • Cálculos dos impostos;
  • Apropriação das despesas gerais de fabricação.

Escrituração.

  • Exame da conta de razão de produtos acabados;
  • Exame da conta de razão de importações em trânsito;
  • Exame das ordens de fabricação;
  • Follow-up das contagens físicas.

Pontos Fundamentais:

São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre deverá lembrar:

  • Conheça muita bem a área auditada, através do Manual de Procedimentos e, na falta deste, com perguntas diretas aos responsáveis usando o "questionário";
  • Com base em tais conhecimentos estabeleça um bom Programa, ou, se este já tiver sido estabelecido, estude-o e analise-o para possíveis modificações;
  • Aplique os testes conforme o Programa e somente transcreva sua conclusão quando realmente se sentir seguro de que pode dar uma opinião bem fundamentada sobre a área auditada.

Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.

Características:

O Auditor deve voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.

Características que compreendem:

  • Disponibilidade - existirá sempre material suficiente na hora certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a sofrer atrasos ou dificuldades;
  • Pesquisa - no ato da aquisição é necessário ter-se à certeza de que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível para o fim a que se destina;
  • Aquisição - as compras devem reger-se pela forma mais econômica e nas melhores condições possíveis;
  • Preço - deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais;
  • Recepção - a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas quantidades e qualidade adquiridas;
  • Quantidade - as mesmas deverão ser sempre as dos documentos ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação histórica,...

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