Gestão de Arquivos

INTRODUÇÃO

Até o final da Segunda Guerra Mundial, metade do século XX, a tradição arquivista clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a idade corrente e a idade permanente, onde os documentos passavam de uma fase para outra, não sendo prevista qualquer fase de transição.

Pouca coisa mudou se formos analisar com cuidado o tema proposto por este trabalho. A Lei 8159 de 08 de janeiro de 1992 define muito bem e oferece respaldos para os rumos que a arquivistica brasileira deve tomar.

Mas, infelizmente, a realidade é totalmente outra, bastante diferente do que se prega na lei. Não pelos arquivos públicos, centro de documentação ou órgãos produtores de documentos gerenciados pelo governo, pois estes devem seguir o que determina a Lei. Digo pelos arquivos particulares ( privados ) e documentos produzidos por pequenas prefeituras. Aqueles que não são identificados pelo Poder Público como de interesse público, aqueles onde não se recebe tratamento algum. São arquivos de diversas empresas de pequeno e médio porte e prefeituras também com as mesmas características, onde a vantagem de se ter um fluxo informacional bem administrado ainda não está fundamentado. São nessas empresas e prefeituras de pequeno e médio porte que certamente quase posso afirmar que os documentos passam da fase corrente para a permanente ou, quiçá, por fase alguma.

É uma pena, pois essas tais empresas e prefeituras poderiam absorver o grande número de profissionais que são colocados no mercado a cada ano, em troca de um bom gerenciamento informacional, e com possíveis e boas perspectiva de lucratividade.

 

DEFINIÇÕES DE ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS

Definições e conceitos sobre arquivos intermediários não se diferem muito uns dos outros. Levando-se em conta as inúmeras considerações sobre o tema, primeiramente iremos analisar o que diz respeito à Lei Federal que rege a nossa política nacional de arquivos, sancionada em 08 janeiro de 1991.

A Lei 8159 de 08 de Janeiro de 1991 que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados nos esclarece como o Brasil se propõe a lidar com sua política nacional de arquivos. Onde é dever do Poder Público zelar pela gestão documental e pela proteção dos documentos de arquivos, tais como: instrumento de apoio à cultura, à administração, ao apoio do desenvolvimento científico, e elementos de prova e informação.

O Artigo 2º da referida Lei impera da seguinte forma: " Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos." Portanto, define o conceito de arquivo em instituições de caráter público e privado em resultado de suas atividades específicas e qualquer que seja o suporte da informação ou da natureza dos documentos.

Dentro dessa Política Nacional de Arquivos, devemos nos ater a que se refere à segunda fase do ciclo vital dos documentos de arquivos.

O artigo 8º da Lei 8159 de 08 de Janeiro de 1991 define muito bem o ciclo vital dos documentos de arquivo, a chamada teoria das três idades, que são identificadas em correntes, intermediários e permanentes.

Devemos nos prender na definição no que se refere o § 2º, o real objetivo que interessa, pois considera os "documentos intermediários aqueles que não sendo de uso corrente nos orgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." Este é o conceito da segunda idade dos documentos de Arquivo na Política Nacional de Arquivos, pelo CONARQ ( Conselho Nacional de Arquivos ), um