A UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PARA CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA MODERNO DE AGENDA

BRASÍLIA/DF

JUNHO/2003

AGRADECIMENTOS

Os meus agradecimentos são para: minha mãe pela oportunidade de estar neste mundo; minha filha e marido pela compreensão da ausência; aos amigos obrigada pelo convívio e alegria intensa na caminhada; aos mestres com carinho e reconhecimento em especial ao meu orientador Pedro Henrique, por auxiliar-me nesse trabalho, fator imprescindível para o desenvolvimento de meus conhecimentos acadêmicos, e pelas constantes críticas e orientações que me foram dadas com tanta dedicação e carinho.

Principalmente a Deus por estar sempre ao meu lado.

RESUMO

O Profissional de Secretariado Executivo está direcionado à atender Executivos, que geralmente, possuem poderes de decisões nas empresas. Este profissional, Secretário Executivo, tem reforçado a expectativa do seu desempenho nas organizações.

Esta profissão pertence a pessoas que diante de várias características como pré-requisito para sua atuação, necessitam principalmente serem polivalentes, pois as funções designadas, são atualizadas a todo momento e os Executivos necessitam que os Secretários-Executivos acompanhem a evolução do mundo, seja na tecnologia, na administração, na psicologia, na sociologia urbana, na variação das culturas ou em qualquer segmento.

Este relatório é resultado final do estágio supervisionado do curso de Secretariado Executivo, realizado durante o período de 25/02/2003 a 25/06/2003, no Ministério da Saúde. O estagio foi realizado no Gabinete do Ministro. O estágio foi supervisionado na empresa pela senhora Ângela Maria Meira de Vasconcellos, Coordenadora do Gabinete do Ministro da Saúde.

Procurou-se conhecer a área do Gabinete do Ministro, posteriormente, empenhou-se em levantar dados que possibilitam visualizar com exatidão a eficiência ou ineficiência na utilização da Tecnologia da informação adotado pelo Ministério no âmbito do gabinete do ministro, para o trabalho desenvolvido pelo secretário executivo.

O objetivo principal do presente estudo é focar a influência da tecnologia da informação no trabalho do profissional secretário, contribuindo assim, para um debate teórico e prático em torno do tema, por meio de uma metodologia qualitativa e quantitativa com o intuito de contribuir para compreensão dos efeitos que influenciam no processo das mudanças organizacionais. O trabalho teve por objetivo mostrar como funciona o processo de agendamento de audiências do ministro da saúde, mostrando todas as telas de funcionamento. Mostrando que a tecnologia da informação é fundamental para o crescimento profissional do secretário executivo; não somente desse profissional mas de todos profissionais.

Dissertamos sobre o contexto do profissional secretário e suas perspectivas e desafios no cenário atual principalmente focando a profissão na era da tecnologia e conscientizando aos profissionais dessa área que o enxugamento empresarial hoje, é uma tendência mundial e irreversível, cujo principal objetivo é reduzir custos e o profissional que for aproveitado passará a executar tarefas que eram executadas por muitos. Com isso, as funções do secretário se acumularam, propiciando uma evolução gradativa de um simples digitador e telefonista bem instalado a gerente de produção.   

1. INTRODUÇÃO

A Tecnologia de Informação é fundamental para o crescimento profissional do secretário, por meio de uma revisão bibliográfica da teoria e de estudos sobre a evolução da tecnologia. Partindo do princípio que a importância da aprendizagem das inovações tecnológicas e organizacionais são desafios no cenário atual, principalmente focando a conscientização dos profissionais dessa área, de que o enxugamento empresarial hoje, é uma tendência mundial e irreversível, cujo principal objetivo é reduzir custos, a grande mudança de enfoque hoje é que a informática deixa de ser apenas um apoio às atividades produtivas para tornar-se parte integrante delas, muitas vezes redefinindo a própria maneira de se fazer negócios.

À medida em que a competição se torna mais acirrada, maior é a importância dos ganhos de produtividade trazidos