Eventos Hotelaria

Modelo de Briefing - Check List – Custos - Cronograma

Modelo de Briefing

Cliente:______

Fone de contato: _____

Objetivo: _______________

Tipo de evento: _______________

Estilo (traje): _____________

Público-alvo: ____________

Verba disponível: _________

Título/ Subtítulo do evento: ______

Data do evento: ____Local: ___ Horário: ___

Idioma oficial: _____

Programação: _____

Decoração: ______

Serviço de A&B (tanto para participantes quanto a equipe de apoio): __

Serviço de brindes aos participantes e/ou convidados: ____

Seleção das pessoas à serem convidadas: _____

Número de convidados (homens, mulheres, crianças): __

Convites (Formato, quantidade, serviços gráficos e data para expedição): ___

Pessoal de apoio para o dia do evento:

-Seguranças
-Manobristas
-Recepcionistas
-Tradutores
–Mestre de cerimônias
–Equipe de foto/filmagem
-Limpeza
–Serviço médico
- Animação (infantil, bandas, etc)

Equipamento de som: _____

Elaboração do roteiro/script do evento: ___

Locação de materiai para decoração ou buffet: ______

Divulgação do evento: ______

Programação visual do evento (logotipo e material refletindo o objetivo do evento): __

Sinalização:______

Traslados/Acomodações/Recepção dos participantes e convidados de outros Estados/Países:__

Atividades sociais: __

Atividades turísticas: __

Legislação/Seguros: __

Definir equipe de trabalho (nomear coordenadores para cada área, tanto para atuar na elaboração quanto na execução do evento): __________________

Observações: _______

Este é um briefing que pode ser utilizado pela equipe organizadora, tanto como um documento sobre o evento que está organizando quanto como um suporte para suas reuniões, pois, a cada uma delas podem aparecer itens que ainda não foram providenciados. Além disso, pode ser feito um briefing mais detalhado, com especificações e sugestões de decoração, cardápio, animação, para que o cliente monte o seu evento ao lado do organizador, sendo que o mesmo dará dicas e explanará melhor como aproveitar a verba disponível. Caso este seja confeccionado, o briefing deverá conter a assinatura do cliente e do organizador para que não crie problemas futuros, em caso de aprovação do evento.

Para facilitar o trabalho da equipe que trabalhará na organização, bem como do coordenador, o check list é imprescindível em todas as reuniões, desde a concepção do evento até o dia da sua realização. Poderá ser confeccionado como uma lista e ainda conter a data para a qual está agendada tal procedimento, para poder haver um controle se foi cumprido na data ou não. Encontramos um check list simples para qualquer tipo de evento:

Modelo de Check List

1-Preparo de correspondênciasgerais

-circulares
–malas diretas
-programa
- convites
- impresso
–ofícios/convites/credenciais autorizados e palestrantes)
- contratos com fornecedores

2-Preparo de correspondênciasespeciais

–Chefe de Cerimonial
–Banda da Polícia Militar
-DSV
-Detran
-Cemar
- Outros órgãos públicos

3 - Material aos participantes

-brindes
-pastas
- blocos
- canetas
- crachá

4- Material Gráfico

–fichas de inscrição
- folhetos
–papel e envelopes timbrados
- programa (oficial e social)
- certificado de participação
- mapas de localização
- convites
- adesivos
- cartões para a mesa de trabalho (prisma)

5 - Material para imprensa

- press release
- press kit
- fotos

6 - Hotel

- cartões de boas-vindas
- serviço informativo/recepção
- serviço de turismo (city tour)
- relação de telefones úteis
- relação de locais de compra
- revistas
- jornais/diários
- frutas/flores
- sala de reunião (horários de entrada e saída)
- equipamentos disponíveis

7 - Programação visual